Как делать диаграммы?

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать – гласит всем известное высказывание. Вероятно, это и в самом деле так. В наше время диаграммы являются отличным способом визуализации статистических опросов, расчетов, показателей производительности… Диаграммы отлично прижились во всех сферах человеческой жизни. Трудно представить защиту научной работы или презентацию фирмы без диаграмм. Чаще всего они выполняются в популярных программах Excel или Microsoft Word.

Виды диаграмм

Диаграмма должна быть к месту. Как и любой наглядный материал, она должна быть понятной и максимально доступно иллюстрировать данные. Для разных видов данных существуют разные типы диаграмм. Довольно часто используется круговая и столбчатая диаграммы. Для начала рассмотрим, какими бывают диаграммы в Excel. Гистограмма представляет собой две оси: на горизонтальной располагаются наименования данных, на вертикальной оси – значения. Графики позволяют отображать изменения данных со временем. Круговая диаграмма может отобразить только один вид данных, круг делится на сектора, доля каждого из них показывает соотношение общего значения и данного сектора. Так же существуют линейчатые, точечные, пузырьковые и биржевые диаграммы. Пузырьковые используются для отображения электронных таблиц, а биржевые являются наиболее сложными для построения, так как отображают взаимосвязь нескольких величин в их изменении. Новая версия Microsoft Word позволяет делать диаграммы, ничем не уступающие диаграммам в Excel. Программа так же может создать диаграммы разных типов. Диаграммы типа «График» применяются для иллюстрации дохода или производительности. Соотношения нескольких величин показывает круговая диаграмма. Она, например, может показать соотношения источников дохода в общей массе прибыли или долю давших определенный ответ в социологическом опросе. Гистограмма позволяет показать зависимость величин от определенных факторов и их соотношение. Это, например, отношение курса доллара к рублю в разные периоды времени. Биржевый тип диаграммы используется для демонстрации роста и падения акций, изменения курса валют. Чаще всего показателем выступает время. Существуют и другие типы диаграмм, но они используются значительно реже.

Как делать диаграммы в Microsoft Excel Excel

Отличный помощник во многих делах. С помощью этой программы можно выполнять расчеты, создавать таблицы и диаграммы. Строить диаграммы в Excel довольно легко. Если вы впервые пользуетесь этой программой, то вам наверняка бросится в глаза, что все рабочее поле поделено на ячейки. Обычно в каждую ячейку заносят свои значения. Буквы сверху и цифры справа служат для определения координат ячейки. Так, самая первая ячейка в верхнем левом углу будет носить название A1 и т.д. Введите данные в ячейки Excel, помня принцип – одна ячейка – одно значение. Поле с введенными данными будет напоминать таблицу. Выделите их все слева направо. Откройте значок «Вставка» в главном меню, выберете там наиболее подходящий для вашей диаграммы тип. После завершения выбора макета в центре листа будет находиться построенная на основе введенных вами данных диаграмма. Не беда, если она будет не такой, как было задумано. Вы можете корректировать и дизайн, и данные. Для того чтобы изменить данные, нажмите «выбрать данные» и в появившемся поле откорректируйте данные в соответствии с задуманным. Для сохранения нажмите «Ок».

Дизайн диаграммы можно легко поменять. Для того, чтобы сделать это, нажмите на диаграмму и откройте нужную подсвеченную зеленым область в верхней строчке меню. Вкладка «Конструктор» позволяет менять цвет и общий вид диаграммы. В этой же вкладке можно изменить тип диаграммы, значения при этом останутся прежними. «Макет» позволяет редактировать текстовую информацию на диаграмме. Цвет, стиль текста, фон изменяются в «Формате». Так создается диаграмма в MO Excel. Немного желания и навыков и наглядный материал готов. При желании диаграмма из Excel легко переносится в другие редакторы. Например, в Word (посредством «копировать – вставить»).

Как делать диаграммы в Microsoft Word

В новой версии Word создать качественную диаграмму довольно просто. Установите курсор туда, куда вы хотите добавить диаграмму. В пункте «Вставка» выберите «Диаграмма». В появившемся поле выберите тип диаграммы, нажмите «Ок». После этого откроется табличка Excel. Отредактируйте данные в ней так, чтобы они пришли в соответствовали вашими. Каждое изменение будет автоматически отражаться на диаграмме. После внесения всех данных закройте таблицу Excel. Оформите диаграмму, переместив курсор в область диаграммы и нажав правую кнопку мыши – выберете в открывшемся меню пункт «Формат области диаграммы».

Таким образом можно без труда представить информацию в наглядном виде.

Директор по визуальным концепциям компании McKinsey Джин Желязны знает о своей работе все. Это неудивительно: за 55 лет жизни, которые он посвятил изучению диаграмм и других способов визуализации, он накопил достаточный опыт, которым поделился в книге «Говори на языке диаграмм».

Нашим читателям - месяц на Bookmate бесплатно: введите промокод RUSBASE по ссылке http://bookmate.com/code .

Шаг 3. От сравнения к диаграмме – выберете тип диаграммы

Каждому типу сравнения соответствует определенный вид диаграмм. Подбирайте тип визуализации, исходя из типа сравнения.

Формулируем идею

Построение диаграмм начинается с формулирования основной мысли, которую вы хотите донести до аудитории с ее помощью. Основная идея - ответ на вопрос, что именно показывают нам данные и как они связаны между собой.

Самый простой способ сформулировать главную мысль - вынести ее в заголовок диаграммы.

Заголовок должен быть конкретным и нести в себе ответ на вопрос, который вы ставите перед аудиторией. При подборе слов используйте количественные и качественные характеристики и старайтесь избегать общих фраз и выражений.

Примеры конкретных и общих заголовков

Не забывайте главное правило: одна диаграмма - одна идея. Не старайтесь на одном графике показать все найденные вами связи и мысли. Такие диаграммы будут перегруженными и сложными для восприятия.

Определяем тип сравнения

Любую мысль и идею можно выразить при помощи одного из пяти типов сравнения. Ваша задача - правильно выбрать тип сравнения и подобрать к нему соответствующую диаграмму.

Небольшая подсказка:

Покомпонентное сравнение – ваши данные показывают определенную долю по отношению к целому.

Позиционное сравнение – вы хотите показать, как данные соотносятся друг с другом.

Временное сравнение – вы показываете, как данные изменяются во времени.

Частотное сравнение – вы хотите показать, какое количество объектов попадает в определенные диапазон.

Корреляционное сравнение – вы показываете, как данные зависят друг от друга.

Выбираем идеальную диаграмму

Каждому из типов сравнения соответствует свой вид диаграмм. Именно от его правильного выбора зависит понятность восприятия визуализированных данных.

Всего существует пять типов диаграмм и некоторые их вариации и комбинации:

1. Круговая диаграмма

Знакомый всем «пирог» – самый используемый тип диаграмм. По мнению Джина, это неоправданно, поскольку этот тип наименее практичен и должен составлять немногим более 5% всех диаграмм в презентациях.

2. Линейчатая диаграмма

Отдельные значения в этой диаграмме представлены полосами различной длины, расположенными горизонтально вдоль оси Х. По мнению автора, это самая недооцененная диаграмма, наиболее гибкий и универсальный тип, который должен был бы составлять 25% всех используемых диаграмм.

3. Гистограмма

Количественные соотношения некоторого показателя представлены в виде прямоугольников, площади которых пропорциональны. Чаще всего для удобства восприятия ширину прямоугольников берут одинаковую, при этом их высота определяет соотношения отображаемого параметра.

4. График

Знакомые всем со школы линейные графики состоят из точек на координатной сетке, соединенных линиями. Используются для характеристики вариации, динамики и взаимосвязи. Вместе с гистограммой должны составлять половину используемых диаграмм.

5. Точечная диаграмма

Она же диаграмма рассеивания, служит для размещения точек данных на горизонтальной и вертикальной оси с целью показать степень влияния одной переменной на другую. По мнению Желязны, ее должны использоваться в 10% случаев.

Не забывайте! Главная цель любой диаграммы - четко показать связи или зависимости между данными. Если иллюстрация не способна отразить взаимосвязи, лучше использовать таблицы.

Двойное сравнение

В некоторых случаях возникает необходимость показать на одном графике несколько типов сравниваемых данных и зависимость между ними.

В таких случаях необходимо определить основной тип сравнения и подбирать диаграмму на основании него. Например, если вы хотите показать вклад отдельных подразделений в общий доход компании в зависимости от месяцев, лучше использовать типы диаграмм для временного сравнения: график или гистограмму. А если вас больше интересует не изменение во времени, а конкретные достижения, используйте линейчатые диаграммы.

Помните: если на одной диаграмме не получается просто и понятно донести основную мысль, комбинируя данные, лучше использовать два отдельных виджета.

Шкалы, легенды и другие надписи

Идеальная диаграмма понятна для восприятия без дополнительной информации на ней. Однако это не означает, что вы не можете использовать шкалу или легенду, чтобы лучше донести основную мысль.

Главные правила при добавлении дополнительной информации:

Они не перегружают диаграмму.

Они не отвлекают от основной картинки.

Они дополняют диаграмму.

Конкретные примеры для каждого из типов сравнения и диаграмм вы можете найти в книге или использовать их электронную версию на сайте издательства.

2.2. Обобщение и анализ ответов респондентов.

Социально-демографические данные:

Демографический состав опрошенных: мужчин – 34%, женщин – 66%;

Возраст опрошенных: 20-25 лет – 7%, 26-30 лет 20%, 31-40 лет – 28%, от 41 и старше – 45%;

Образование опрошенных: среднее специальное – 5%, незаконченное высшее или высшее образование – 85%, ученая степень – 10%;

Стаж работы опрошенных на последней руководящей должности: менее года – 7%, 1-3 года – 31%, 4-5 лет – 20%, более 5 лет – 42%.

Среди опрошенных выделяется три типа менеджеров в зависимости от формы собственности организации : управленцы государственных организаций, негосударственных организаций и менеджеры, работающие в частном предпринимательстве (см. Диаграммы 3.1, 3.2, 3.3).

Диаграмма 3.1 Типы организаций, в которых проводился опрос среди менеджеров.

Диаграмма 3.2. Ответ опрошенных о наличии конфликтных ситуаций в организациях, где они работают.

Диаграмма 3.3. Отношение управляющих к происходящим конфликтам в организациях, где они работают.

Почти все опрошенные ответили положительно на вопрос о наличии конфликтов в организациях, где они работают. Далее можно сказать, что среди менеджеров широко распространено отрицательное отношение к любым возникающим на работе конфликтам. Наверное, это связано с тем, что многие руководители организаций либо стремятся подавить все конфликты, либо просто их игнорируют. Однако, оба эти варианта неверны, так как в первом случае менеджер избавляется и от конструктивных для организации конфликтов, а во втором – дает возможность свободно развиваться разрушительным конфликтам, которые наносят огромный вред организации и людям, работающим в ней.

Опрос также показал, что чем хуже менеджер относится к конфликтным ситуациям в своей организации, тем реже там проявляются конфликты.

Главная проблема состоит в следующем: идея о конструктивной функции конфликта в организации отнюдь не очевидна для управляющего персонала и поэтому явно отвергается. При этом почему-то упускается из вида, что причиной всякого развития конфликта является именно противоречие, столкновение разнонаправленных сил и тенденций.

В общем, роль конфликта, естественно, зависит от того, насколько эффективно им управляют. Чтобы управлять организационными конфликтами, менеджерам или консультантам необходимо распознавать причины возникновения конфликта, динамику конфликтной ситуации, уметь выявлять стороны конфликта.

Брак в работе – 19%

Невыполнение своих обязанностей – 15%

Опоздание на работу или уход с работы раньше положенного времени – 14%

Неэффективное использование рабочего времени – 10%

Отсутствие творческой инициативы – 9%

Также менеджеры смогли выделить 5 основных действий сотрудников организации, заслуживающих поощрения со стороны руководства: 52

Эффективное использование рабочего времени – 18%

Проявление творческой инициативы – 15%

Готовность оказать помощь другим сотрудникам – 14%

Работа без брака – 13%

Выполнение всех обязанностей по работе – 11%

Результаты исследования показали, в каких ситуациях менеджеры предпочитают подвергать взысканию или наоборот поощрять своих сотрудников. Как правило, управленцы предпочитают подвергать взысканию сотрудников наедине – 85%, а поощрять – в присутствии других членов организации – 89% (Диаграммы 3.4, 3.5).

В школах или компаниях - опросы со скрытыми вопросами для выяснения общей атмосферы и мнений очень популярны. Однозначные ответы (да, нет, множественный выбор или деления шкалы) как раз и дают возможность быстрой обработки через Excel. И для расчета важных контрольных цифр по опросу специальных знаний в области статистики не требуется.

Дело в визуализации

Картинка может быть красноречивее слов, а умело подобранная диаграмма в одно мгновение передает результат опроса. В то время как линейчатая или круговая диаграммы являются удачным выбором для решений типа «да-нет», для опросов, при которых значения рассчитываются по фиксированной шкале, в качестве замечательной основы предлагается блочное графическое представление.

Оно интуитивно передает несколько видов данных одновременно: минимальное и максимальное значение отображается посредством антенн (точечных контактов), а сам блок обозначает область, где собрано 50% данных. Медиана делит блок пополам и своим положением отмечает среднее значение в представлении. Если она находится справа или слева от середины, статистики говорят о распределении с искажением вправо или влево.

Если при обработке опроса блок имеет вытянутую форму, а антенны или точечные контакты достигают соответствующих концов опросной шкалы, к тому же становится ясно, что решение у этого вопроса отнюдь не однозначное - результаты в таком случае распределяются по широкому спектру. Короткий блок с короткими антеннами, напротив, показывает концентрацию на определенной области шкалы.

Как это сделать: пошаговое руководство

Если данные еще на распознаны, вам понадобится перенести их на лист Excel. Если, как в нашем примере, идет шкала от 1 до 6 (оценочные баллы), то и задаваться должны только эти значения. Если у вас в списке присутствуют нулевые значения, например, для недействительных или отсутствующих записей, их следует удалить.

В первую очередь вам потребуется найти максимальное и минимальное значение числового ряда. Для этого используется следующая синтаксическая конструкция: «=МАКС(B8:JF8)» и, соответственно, «=МИН(B8:JF8)», причем диапазон данных вам, конечно же, придется настраивать под ваш проект.

Медиана обозначает среднее значение распределения или второй квартиль. Синтаксическая конструкция имеет вид «=медиана (B8:JF8)».

Теперь нам еще понадобятся первый и третий квартили, чтобы можно было рассчитать блочные диаграммы. Синтаксическая конструкция: «=квартиль (B8:JF8;1)» и «=квартиль (B8:JF8;3)».

Поскольку при построении блочной диаграммы речь идет о дополнительном представлении значений, нам еще потребуется несколько разностей в качестве вспомогательных величин: H1=минимум; H2=1-й квартиль-минимум; H3=медиана-1-й квартиль: H4=3-й квартиль-медиана; H5=максимум-3-й квартиль.

Если вы рассчитали вспомогательные величины, как показано на иллюстрации, выделите небольшую таблицу, но без строки с пятой вспомогательной величиной. Перейдите в меню «Вставка | Диаграммы | Линейчатая | Линейчатая с накоплением». Теперь у вас отображается четыре одноцветных полосы. Нажмите на кнопку «Изменить строку | Cтолбец».

Теперь выделите самый левый столбец диаграммы и с помощью контекстного меню перейдите в пункт «Формат ряда данных». Отключите пункты «Заливка» и «Цвет контура». То же самое проделайте с крайним правым столбцом. Оставьте левый столбец выделенным.

В строке меню перейдите к пункту «Работа с диаграммами | Макет | Планки погрешностей | Дополнительные параметры планок погрешностей…». Установите здесь направление на «Минус», а относительное значение на «100» (величина погрешности). После этого закройте меню настроек.

Теперь выделите крайний правый сегмент. Снова перейдите к контекстному меню для планок погрешностей. На этот раз установите направление на «Плюс», а в разделе «Величина погрешности» под пунктом «Пользовательская» задайте положительное значение погрешности «Вспомогательные данные 5».

Для этого вам понадобится просто кликнуть кнопкой мыши в таблице со вспомогательными величинами. Теперь, в завершение создания диаграммы, вы можете отключить легенду и линии координатной сетки, и у вас готово отличное блочное графическое представление для визуализации небольшого опроса.