Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления. Их можно сравнить со специальными клавишами на калькуляторах, предназначенных для вычисления квадратных корней, логарифмов и проч. Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно. Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции , например СУММ , - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ - имя функции; В1:В5 - аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

=СУММ(В1:В5)

Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст. Аргумент функции заключен в круглые скобки . Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:

=С5*ПИ()

При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой . Например, следующая формула указывает, что необходимо перемножить числа в ячейках А1, А3, А6:

=ПРОИЗВЕД(А1;А3;А6)

В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов. Однако любой аргумент может быть диапазоном , содержащим произвольное число ячеек листа. Например:

=СУММ(А2:А5;В4:В8)

В приведенных ранее примерах все аргументы были ссылками на ячейки или диапазоны . Но в качестве аргументов можно также использовать числовые, текстовые и логические значения, имена диапазонов, массивы и ошибочные значения. Некоторые функции возвращают значения этих типов, и их в дальнейшем можно использовать в качестве аргументов в других функциях. Аргументы функции могут быть числовыми. Например, функция СУММ в следующей формуле суммирует числа 24, 987, 49:

=СУММ(24;987;49)

В качестве аргумента функции могут использоваться текстовые значения. Например:

=ТЕКСТ(ТДАТА();"Д МММ ГГГГ")

В этой формуле второй аргумент функции ТЕКСТ является текстовым и задает шаблон для преобразования десятичного значения даты, возвращаемого функцией ТДАТА(NOW), в строку символов. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.

Аргументы ряда функций могут принимать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ . Логическое выражение возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в ячейку или формулу, содержащую это выражение. Например:

=ЕСЛИ(А1=ИСТИНА;"Повышение";"Понижение")&" цены"

В качестве аргумента функции можно указать имя диапазона. Например, если диапазону ячеек А1:А5 присвоено имя "Дебет" (Вставка – Имя - Присвоить), то для вычисления суммы чисел в ячейках с А1 по А5 можно использовать формулу:

=СУММ(Дебет)

В одной функции можно использовать аргументы различных типов:

=СРЗНАЧ(Дебет;С5;2*8)

В MS Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Встроенные функции Excel делятся на следующие категории: математические, логические, тригонометрические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инженерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

Встроенные функции Excel – это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления. Они подобны специальным клавишам на некоторых калькуляторах, предназначенным для вычисления квадратных корней, логарифмов и статистических характеристик.

Некоторые функции, такие как СУММ (SUM), SIN (SIN) и ФАКТР (FACT), являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно создать самим. Другие функции, такие как ЕСЛИ (IF) и ВПР (VLOOKUP), в виде формул реализовать невозможно.

В тех случаях, когда нужна информация о функциях, следует обращаться к справочной системе Excel, где находится полное описание каждой встроенной функции.

Быстро получить информацию о функциях можно также с помощью кнопки Вставка функции .

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например, СУММ (SUM) или СРЗНАЧ (AVERAGE) описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы функции Excel задают значения или ячейки, используемые функцией. Например, в следующей формуле СУММ – это имя функции, а С3:С5 – ее единственный аргумент. Эта формула суммирует числа в ячейках С3, С4 и С5:

СУММ(С3:С5).

Аргумент функции заключен в круглые скобки. Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? (#NAME?).

Некоторые функции, такие как ПИ (PI) и ИСТИНА (TRUE), не имеют аргументов. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки:

При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. Например, следующая формула указывает Excel, что необходимо перемножить числа в ячейках С1, С2 и С5:

ПРОИЗВЕД(С1;С2;С5).

В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов. Однако любой аргумент может быть диапазоном, содержащим произвольное число ячеек листа. Например, следующая функция имеет три аргумента, но суммирует числа в 29 ячейках (первый аргумент, А1:А5, ссылается на диапазон пяти ячеек от А1 до А5 и т.д.):

CУMM(A1:A5;C2:C10;D3:D17).

Комбинацию функций можно использовать для создания выражения, которое Excel сводит к единственному значению и интерпретирует его как аргумент. Например, в следующей формуле: SIN(A1*ПИ()) и 2*COS(A2*ПИ()) – это выражения, которые вычисляются и используются в качестве аргументов функции СУММ:

CУMM(SIN(A1*ПИ()); 2*COS(A2*ПИ())).

Типы аргументов

Аргумент – выражение, задающее значение при обращении к процедуре или функции, от которого зависит результат ее выполнения.

В качестве аргументов используются числовые, текстовые и логические значения, имена диапазонов, массивы и ошибочные значения. Некоторые функции возвращают значения этих типов и их в дальнейшем можно использовать в качестве аргументов в других функциях.

Аргументы функции могут быть числовыми. Например, функция СУММ в следующей формуле суммирует числа 327, 209 и 176:

СУММ(327;209;176).

Обычно числа вводятся в ячейки листа, которые будут использоваться, а затем применяются ссылки на эти ячейки в качестве аргументов в функциях.

В качестве аргумента функции могут использоваться текстовые значения. Например:

ТЕКСТ(ТДАТА();«Д МММ ГГГГ»).

В этой формуле второй аргумент функции ТЕКСТ «Д МММ ГГГГ», является текстовым и задает шаблон для преобразования десятичного значения даты, возвращаемого функцией ТДАТА(), в строку символов. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.

Аргументы ряда функций могут принимать только логические значения ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE). Логическое выражение возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в ячейку или формулу, содержащую это выражение. Например, первый аргумент функции ЕСЛИ (IF) в следующей формуле является логическим выражением, которое использует значение:

ЕСЛИ(А1=ИСТИНА, «Новая», «Старая»)& «цена».

Если значение в ячейке А1 равно ИСТИНА, то выражение А1=ИСТИНА возвращает значение ИСТИНА, и функция ЕСЛИ возвращает строку Новая, а формула в целом возвращает текстовое значение Новая цена.

В качестве аргумента функции можно указать имя диапазона. Например, если выбрать команду Присвоить подменю Имя меню Вставка и назначить диапазону С3:С6 имя Получено, то для вычисления суммы чисел в ячейках С3, С4, С5 и С6 можно использовать формулу:

СУММ(Получено).

Аргументом функции может быть массив. Некоторые функции, такие как ТЕНДЕНЦИЯ (TREND) и ТРАНСП (TRANSPOSE) требуют задания массива аргументов. Другие функции не требуют задания массива, но могут использовать такие аргументы. Массивы могут содержать числовые, текстовые или логические значения.

В одной функции можно использовать аргументы различных типов. Например, в следующей формуле аргументами являются имя диапазона (Группа 1), ссылка на ячейку (A3) и числовое выражение (5*3), а сама формула возвращает единственное числовое значение:

СРЗНАЧ(Группа1;А3;5*3).

Ввод функций в рабочем листе

Вводить функции в рабочем листе можно прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция меню Вставка . При вводе функции с клавиатуры лучше использовать строчные буквы. Когда закончится ввод функции, необходимо нажать клавишу Enter или выделить другую ячейку. Excel изменит буквы в имени функции на прописные, если оно было введено правильно. Если буквы не изменяются, это означает, что имя функции введено неверно.

Если выделить ячейку и выбрать в меню Вставка команду Функция , Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2 , показанное на рис. 2.2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на стандартной панели инструментов.

В этом окне сначала выбирают категорию (или Полный алфавитный перечень) в списке Категория и затем в алфавитном списке Функция указывают нужную функцию. В качестве альтернативы после выбора категории можно щелкнуть на имени любой функции в списке Функция и нажать клавишу, соответствующую первой букве нужного имени. Чтобы ввести функцию, необходимо нажать кнопку ОK или клавишу Enter.

Excel введет знак равенства, имя функции и пару круглых скобок. Затем Excel откроет второе окно диалога Мастера функций (без строки заголовка).

Второе окно диалога Мастера функций содержит по одному полю для каждого аргумента выбранной функции. Если функция имеет переменное число аргументов, это окно диалога при вводе дополнительных аргументов расширяется. Описание аргумента, поле которого содержит точку вставки (курсор), выводится в нижней части окна диалога.

Рис. 2.2. Окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2

Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение. Это очень удобно, когда используются ссылки или имена. Текущее значение функции отображается внизу окна диалога.

После нажатия кнопки ОК или клавиши Enter созданная функция появится в строке формул.

Некоторые функции, такие как ИНДЕКС (INDEX) имеют несколько форм (вариантов задания аргументов). Если выбрать такую функцию в списке Функция , Excel откроет дополнительное окно диалога Мастера функций , как на рис. 2.2, в котором можно выбрать нужную форму функции.

Перечень основных функций, расположенных по категориям с примерами выполнения приведен в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Основные функции и их назначение

Функции можно набирать с клавиатуры, но легче создавать с помощью Мастера функций . Он запускается кнопкой fx на Панели инструментов. Используя Мастер функций , можно избежать ошибок в набираемой формуле и получить подсказку по назначению и формату функции и ее аргументов.

Пример . В последовательных ячейках Al, A2, A3 записаны прилагательные в единственном числе. В столбце В требуется получить по два символа окончания слов из столбца А, а в столбце С получить прилагательные во множественном числе, используя текстовые функции Excel (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Текстовые функции Excel

Заполнение столбца В.

1. Встаньте на ячейку В1 и нажмите кнопку fx.

2. На первом шаге в окне Мастера функций выберите группу Текстовые, функцию ПРАВСИМВ и нажмите ОК (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Окно Мастер функций

3. На втором шаге в окне Мастера функций введите адрес обрабатываемой ячейки (поле Текст ) и число извлекаемых символов (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Ввод адреса обрабатываемой ячейки

После нажатия ОК в ячейку В1 автоматически будет записана функция =ПРАВСИМВ(А1;2), которая извлекает (вычисляет) из ячейки А1 два правых символа. Обратите внимание – в правой части каждого поля показан результат ввода.

4. Размножьте формулу из ячейки В1 в ячейки В2 и ВЗ, потянув за угол ячейки В1.

Заполнение столбца С:

1. Встаньте на ячейку С1 и нажмите кнопку fx.

2. На первом шаге в окне Мастера функций выберите Текстовые, функцию ПОДСТАВИТЬ и нажмите ОК.

3. В следующем окне мастера функций введите адрес ячейки с обрабатываемым текстом (А1), заменяемый текст (В1) и новый текст, как показано на рисунке на следующей странице. После нажатия ОК в ячейке С1 автоматически сформируется формула =ПОДСТАВИТЬ(А1; В1; «ые»), которая подставляет окончание «ые» в слово «Красный» вместо букв «ый».

4. Размножьте формулу из ячейки С1 в ячейки С2 и СЗ, потянув за угол ячейки С1.

Запись прилагательных с окончанием «ый» в единственном числе в столбце А, в столбце С они будут преобразовываться во множественное число (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Окно преобразования во множественное число

Функция в Excel – это предустановленная формула, которая выполняет вычисления, используя заданные значения в определенном порядке. В Excel используется множество различных функций на все случаи жизни. С помощью функций можно ускорять выполнение задач, упрощать формулы и реализовывать вычисления, которые невозможно было бы выполнить без их использования. В данном уроке Вы узнаете, что представляет собой функция, какой у нее синтаксис и аргументы.

Excel содержит ряд простых функций, которые могут пригодиться для быстрого нахождения суммы, средних величин, максимальных и минимальных значений, а также для подсчета данных. Чтобы правильно использовать функции, вам необходимо понять их синтаксис, т.е. правило записи.

Синтаксис функций в Excel

Для корректной работы, функция должна быть написана в определенной последовательности, которая называется синтаксис. К базовому синтаксису функции относятся знак равенства (=), имя функции (например, СУММ) и один или более аргументов. Аргументы содержат информацию, которую необходимо вычислить. В следующем примере функция суммирует значения в диапазоне A1:A20.

В Excel существуют функции, которые не содержат ни одного аргумента. К примеру, функция СЕГОДНЯ() возвращает текущую дату из системного времени вашего компьютера.

Работа с аргументами

Аргументы могут ссылаться как на отдельные ячейки, так и на диапазоны ячеек и должны быть заключены в круглые скобки. В функциях Excel можно использовать один аргумент или несколько, в зависимости от синтаксиса.

Например, функция =СРЗНАЧ(B1:B9) будет вычислять среднее значение в диапазоне ячеек B1:B9. Эта функция содержит только один аргумент.

Несколько аргументов должны быть разделены точкой с запятой. Например, функция =СУММ(A1:A3; C1:C2; E2) суммирует значения всех ячеек в трех аргументах.

На занятии №4 мы уже делали первое знакомство с функциями Excel. Теперь пришло время более тщательно изучить этот мощный инструментарий электронных таблиц.

Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления. Их можно сравнить со специальными клавишами на калькуляторах, предназначенных для вычисления квадратных корней, логарифмов и проч.

Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ - имя функции; В1:В5 - аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.

Аргумент функции заключен в круглые скобки. Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:

Использование аргументов

При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. Например, следующая формула указывает, что необходимо перемножить числа в ячейках А1, А3, А6:

В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов. Однако любой аргумент может быть диапазоном, содержащим произвольное число ячеек листа. Например:

Типы аргументов

В приведенных ранее примерах все аргументы были ссылками на ячейки или диапазоны. Но в качестве аргументов можно также использовать числовые, текстовые и логические значения, имена диапазонов, массивы и ошибочные значения. Некоторые функции возвращают значения этих типов, и их в дальнейшем можно использовать в качестве аргументов в других функциях.

Числовые значения

Аргументы функции могут быть числовыми. Например, функция СУММ в следующей формуле суммирует числа 24, 987, 49:

Текстовые значения

В качестве аргумента функции могут использоваться текстовые значения. Например:

В этой формуле второй аргумент функции ТЕКСТ является текстовым и задает шаблон для преобразования десятичного значения даты, возвращаемого функцией ТДАТА(NOW), в строку символов. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.

Логические значения

Аргументы ряда функций могут принимать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Логическое выражение возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в ячейку или формулу, содержащую это выражение. Например:

В качестве аргумента функции можно указать имя диапазона. Например, если диапазону ячеек А1:А5 присвоено имя "Дебет" (Вставка-Имя-Присвоить), то для вычисления суммы чисел в ячейках с А1 по А5 можно использовать формулу

Использование различных типов аргументов

В одной функции можно использовать аргументы различных типов. Например:

Функция ЕСЛИ является наиболее популярной среди логических функций Excel, она возвращает одно значение, если указанное условие дает в результате значение ИСТИНА, и другое значение, если условие дает в результате значение ЛОЖЬ.

Описание функции ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ возвращает одно значение, если указанное условие дает в результате значение ИСТИНА, и другое значение, если условие дает в результате значение ЛОЖЬ. Например, формула =ЕСЛИ(A1>10,"Больше 10","10 или меньше")

возвращает строку «Больше 10», если значение в ячейке A1 больше 10, и «10 или меньше», если оно меньше или равно 10.

Синтаксис

Аргументы

лог_выражение значение_если_истина значение_если_ложь

Обязательный аргумент. Любое значение или выражение, дающее в результате значение ИСТИНА или ЛОЖЬ . Например, A10=100 - логическое выражение; если значение в ячейке A10 равно 100, это выражение принимает значение ИСТИНА , в противном случае - значение ЛОЖЬ . В этом аргументе может использоваться любой оператор сравнения.

Необязательный аргумент. Значение, которое возвращается, если аргумент лог_выражение соответствует значению ИСТИНА . Например, если данный аргумент - строка «В пределах бюджета», а аргумент лог_выражение соответствует значению ИСТИНА , функция ЕСЛИ возвращает текст «В пределах бюджета». Если аргумент лог_выражение соответствует значению ИСТИНА , а аргумент значение_если_истина опущен (т. е. после аргумента лог_выражение есть только запятая), возвращается значение 0. Чтобы отобразить слово ИСТИНА , используйте логическое значение ИСТИНА в качестве этого аргумента.

Необязательный аргумент. Значение, которое возвращается, если аргумент лог_выражение соответствует значению ЛОЖЬ . Например, если данный аргумент - строка «Превышение бюджета», а аргумент лог_выражение соответствует значению ЛОЖЬ , функция ЕСЛИ возвращает текст «Превышение бюджета». Если аргумент лог_выражение соответствует значению ЛОЖЬ , а аргумент значение_если_ложь опущен (т. е. после аргумента значение_если_истина нет запятой), функция ЕСЛИ возвращает логическое значение ЛОЖЬ . Если аргумент лог_выражение соответствует значению ЛОЖЬ , а значение аргумента значение_если_ложь пусто (т. е. после аргумента значение_если_истина стоит только запятая), функция ЕСЛИ возвращает значение 0 (ноль).

Замечания

• Для создания более сложных проверок в качестве аргументов значение_если_истина и значение_если_ложь можно использовать до 64 вложенных функций ЕСЛИ (использование вложенных функций ЕСЛИ см. в примере 3). Кроме того, для проверки нескольких условий можно использовать функции ПРОСМОТР, ВПР, ГПР и ВЫБОР (использование функции ПРОСМОТР см. в примере 4).
• Если какой-либо из аргументов функции ЕСЛИ является массивом, при выполнении функции ЕСЛИ вычисляются все элементы массива.
• Приложение Excel предоставляет дополнительные функции, которые можно применять для анализа данных с использованием условий. Например, для подсчета числа вхождений текстовой строки или числа в диапазон ячеек используйте функции листа СЧЁТЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИМН. Для вычисления суммы значений, попадающих в диапазон, заданный текстовой строкой или числами, используйте функции СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.